档号的编制遵循以下原则和步骤:
档号编制原则
唯一性:
确保每个档案有一个独一无二的档号,不同编号对象对应不同的代码。
合理性:
档号结构应与馆藏档案的整理分类体系相匹配。
稳定性:
档号一旦确定,通常不应随意更改,更改时需同步更新所有相关检索工具和数据库。
可延性:
档号应设计为能够适应未来档案增加的需要。
简洁性:
档号应简明扼要,便于识别和检索。
档号编制方法
全宗号:
使用四位代码,第一位用汉语拼音字母表示全宗属性,后三位用阿拉伯数字表示顺序号。
案卷目录号:
根据全宗内档案整理状况设置,案卷数量适当时可另立案卷目录并编案卷目录号。
项目号:
引用管理部门编制的项目代号。
类别号:
由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成,同级类别间可用间隔符“.”分开。
案卷号:
用三位阿拉伯数字表示,目录内案卷按排列顺序流水编号。
档号结构示例
[全宗号]—[类别号]—[案卷号]—[件号/页号]
其中,“[ ]”表示可选项目。
注意事项
档号应清晰、位置固定,并具有一定的扩充性。
纸质档案与非纸质载体档案应设立互见号。
档号编制应遵循《档号编制规则》(DAT 13)或相关标准。
档号编制应考虑档案的流动性、保管期限等因素。
档号编制应区分全宗,按类分别集中排列,并按类目条款顺序编号。
以上是档号编制的基本方法和注意事项。