归档是将处理完毕且具有保存价值的信息或文件进行系统整理后，交档案室（馆）保存备案（备查）的过程。以下是归档的基本步骤：
识别需要归档的数据
确定哪些数据需要归档，通常基于数据的访问频率、重要性、年龄等因素。
选择归档存储介质
根据归档数据的特点，选择合适的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。
评估存储介质的可靠性和成本。
制定归档策略
确定归档频率、备份和恢复策略、加密和压缩策略等。
进行数据归档
将数据从主要存储设备移动到归档存储介质，可以手动或通过自动化工具完成。
管理归档数据
包括备份、恢复、迁移和删除归档数据。
定期进行数据完整性检查，确保数据的可用性和完整性。
编制移交目录
编制应向档案室移交的档案文件名册，揭示文件内容和成分，统计数量。
撰写立卷说明
总结和介绍立卷工作、档案文件和机关基本情况。
文件整理
收集文件材料，按年度或其他周期筛选，剔除无价值的文件。
确定归档范围
确定哪些文件材料具有查考利用价值，属于归档范围。
归档文件的排列和编目
根据一定规则对归档文件进行排列，并编制案卷目录。
装盒和上架
将归档文件装入盒子，填写备考表，并进行上架。
归档工作应遵循一定的规范和流程，确保归档文件的系统性、完整性和可检索性。归档不仅是对文件的物理保存，也是对信息资产的有效管理和利用。