单位公函是一种正式公文,用于党政机关、人民团体、企事业单位之间商洽和联系工作。以下是单位公函的基本结构和写法:
标题
标题一般由发文机关名称、事由和文种组成,例如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。
也可以采用省略发文机关名称的写法,如《关于请求批准××的函》。
发文字号
公函要有正规的发文字号,由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函可以在发文字号中显示“函”字。
主送机关
主送机关即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或规范化简称,其后用冒号。
正文
开头:主要说明发函的缘由,概括交代发函的目的、根据、原因等内容,常用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,先引用对方来函的标题、发文字号,再交代根据。
主体:这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。复函要注意答复事项的针对性和明确性。
结尾:一般用礼貌性语言向对方提出希望或请求,如“请即复函”、“请对方协助解决某一问题”等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
结语和落款
结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语,如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
落款一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
范例一:商洽进修事宜
大学教务处:
为了提高我社青年记者的业务能力,我们决定从现有记者中抽出15名青年记者,到贵校新闻系脱产进修一年。从 年*月*日开始,到 年8月结束。有关进修费用按上级有关文件规定级纳。如果同意,希尽快函告我们。
日才民社人事处
年6月30日
范例二:委托提货
xx收仓库:
我司(交易商代码:xx)于20xx年xx月xx日在天津渤海商品交易所配对成功xx千克白银。兹有我司需办理上述购买的白银的提货事务,现授权委托我司员工:xx性别:x,身份证号码:xx,前往贵处办理,望贵处给予接洽受理为盼!
法人代表(签字):xx
年xx月xx日
范例三:聘用国际营销及技术顾问
上海XX厂:
我院是初建单位,师资力量比较薄弱。为提高教学质量,我们决定聘请你校 *副教授从下学期开始担任我院写作课教师。
请批示!
上海XX厂
年X月X日
通过以上范例,可以看出单位公函在格式和内容上都有较为明确的要求,注意语言的正式性和礼貌性,以及事项的明确性和针对性。希望这些信息对你有所帮助。