撰写澄清函时，应遵循以下基本步骤和要点：
标题
清晰地标明文件的性质，如“澄清声明”或“澄清公告”。
日期和地点
注明澄清文件发布的日期和地点。
引言
简要说明撰写澄清文件的原因和目的。
提及出现的错误信息、误解或争议的具体情况，并表达澄清的意愿和诚意。
详细澄清
逐一列出需要澄清的具体信息、事件或声明，并进行解释、纠正。
使用清晰明了的叙述方式，确保读者能够理解和接受你的澄清。
证据支持 （如果适用）：
提供相关证据支持你的澄清，如记录、证书、证人证词等。
结尾
再次强调澄清的目的，并表达你对读者的理解和感谢。
提供相关联系方式，以便读者进一步了解或提出问题。
签名和印章
在文件的底部留出适当的空间，写上你的姓名和职务，并加上签名和公司的印章（如果适用）。
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澄清函
尊敬的[收件人姓名或单位名称]：
感谢您对我们公司的关注和支持。近期，我们注意到有关我们公司的某些信息可能存在误解，特此发送此澄清函以消除疑虑。
引言：
我们了解到您可能对我们公司的[具体服务或产品]存在一些疑问或不满。
详细澄清：
针对您提到的服务质量问题，我们想说明[具体服务或产品的详细情况]。
对于任何误解或不满，我们深表歉意，并承诺将采取必要措施进行改进。
结尾：
此致
敬礼!
[您的姓名]
[您的职位]
[公司名称]
[联系方式]
[日期]
请根据具体情况调整上述模板内容，确保信息准确无误，并以礼貌和专业的态度进行沟通